Dengan HRIS, manajer HRD dapat melacak berbagai informasi tentang karyawan seperti data pribadi, pekerjaan, informasi gaji, pengeluaran, dan lain-lain. Manajer HRD juga dapat membatasi siapa saja yang bisa mengakses sistem ini, informasi mana yang bisa dilihat oleh karyawan, dan mana yang hanya boleh diakses oleh manajemen.
HRIS adalah salah satu modul yang ada dalam sistem ERP yang juga dapat diintegrasikan dengan beberapa modul lain yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sama seperti sistem ERP, HRIS tersedia dalam beberapa jenis solusi yaitu perangkat lunak desktop (on-premise), perangkat lunak berbasis website (cloud), serta aplikasi desktop dan/atau mobile.
Fungsi HRIS (HRM Software) bagi Perusahaan
HRIS atau HRM software telah menjadi salah satu perangkat lunak yang wajib dimiliki oleh perusahaan, apapun jenis dan ukurannya. Ada banyak manfaat yang diberikan oleh perangkat lunak HRD ini, di antaranya adalah sebagai berikut.Meningkatkan keamanan data karyawan
Data karyawan bersifat personal dan seharusnya hanya boleh diakses oleh orang-orang yang berkepentingan saja. Sistem HRM memungkinkan manajer HRD untuk mengontrol siapa saja yang dapat mengakses informasi dalam sistem, sehingga risiko pencurian data dapat diminimalkan.
Memudahkan pendistribusian gaji
HRM software menjadikan proses penggajian menjadi lebih cepat dan mudah. Human error yang sering menjadi salah penyebab kesalahan dalam penghitungan gaji dapat diminimalkan, sebab sistem menghitungnya sesuai dengan jam kerja dan kehadiran karyawan.
Sistem HRM memudahkan manajemen untuk mengidentifikasi karyawan yang cepat berkembang dan karyawan yang perkembangannya lambat. Manajer HRD dapat menetapkan KPI untuk setiap karyawan dan kemudian mengukur pencapaian mereka. Ini tentunya juga akan memudahkan manajemen dalam mengevaluasi karyawan.
Menghemat biaya operasional HRD
HRIS membantu meringankan biaya operasional HRD dengan menghilangkan penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya yang tidak efisien. Perangkat lunak ini juga mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja untuk mengelola SDM, karena seluruh proses dapat ditangani secara otomatis.
Menyederhanakan proses rekrutmen
Proses rekrutmen, mulai dari wawancara hingga penerimaan karyawan baru dapat ditangani dengan mudah menggunakan HRIS. Manajer dapat membuat tahapan-tahapan dalam proses rekrutmen dan menempatkan kandidat berdasarkan statusnya.
Membantu mengoptimalkan proses pengambilan keputusan
HRM software membantu manajemen mengambil keputusan dengan lebih baik. Karena seluruh informasi terkait SDM dapat ditinjau melalui satu sistem terpusat, manajemen dapat dengan lebih cepat dan mudah mengetahui siapa saja yang sudah cukup berkontribusi ke perusahaan dan siapa yang belum. Manajemen dapat melakukan tindakan dengan lebih cepat untuk mengatasi kesenjangan keterampilan karyawan.
Tujuan Penggunaan HRIS
Pengelolaan data karyawan perusahaan menggunakan HRIS tentunya dilakukan untuk berbagai macam manfaat dan tujuan. Suatu perusahaan umumnya berinvestasi pada program tertentu untuk memastikan jalannya proses kerja di dalam perusahaan yang lebih baik dan optimal. Oleh sebab itu penggunaan HRIS dimaksudkan untuk tujuan berikut ini:
- Memastikan penyimpanan data karyawan yang jauh lebih teratur dan optimal, tanpa ada resiko kehilangan data atau data pegawai yang tercecer.
- Menyimpan data karyawan yang bersifat rahasia dan hanya diketahui oleh tim HRD perusahaan saja. Sehingga nantinya lebih mudah dalam melakukan aksesnya.
- Membantu akses data karyawan yang lebih optimal dan cepat. Hanya cukup menyediakan jaringan internet maka akses dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja.
- Memberikan waktu kerja yang lebih efektif dan efisien bagi tim HRD perusahaan. Sistem pencarian data karyawan lebih mudah dan cepat sehingga tidak lagi perlu menghabiskan waktu seperti mencari berkas fisik.
Cara Kerja HRIS
Bagi yang masih awam tentang sistem software yang satu ini, tentu sulit untuk memahami sebenarnya bagaimana cara HRIS bekerja. Padahal pada dasarnya HRIS termasuk sistem yang cukup simpel dan mudah untuk dipahami oleh yang masih awam sekalipun. Seperti dikatakan sebelumnya bahwa sistem ini berfokus pada penyimpanan data karyawan. Sehingga dalam sistem tersebut semua data dan informasi karyawan diletakkan di dalam satu sistem atau database yang mudah diakses dan tersimpan dengan rapi.
HRIS ini berbasis web sehingga bisa diakses selama ada jaringan internet di dalam perusahaan. Dengan sistem tersebut maka tentu membantu meminimkan keperluan database internal perusahaan yang besar. Serahkan pada sistem di internet dan biarkan database online yang mengelola serta menyimpan data-data karyawan sepenuhnya. Dengan demikian tentu akan jauh lebih optimal dan lebih ringkas dalam prakteknya. Lebih minim kebutuhan untuk cetak data karyawan secara fisik dan membantu filing yang jauh lebih rapi serta lebih optimal. Tidak perlu lemari arsip besar seperi dahulu kala, semua ada di dalam server yang mudah diakses kapan saja.
Daftar Referensi :
https://www.hashmicro.com/id/blog/apa-itu-hris-pengertian-fungsi-hrm-software/
https://www.jojonomic.com/blog/hris-2/
){kind=link}